こんにちは！斎藤英次商店マーケティングチームの中谷です。

 

我が社では今期に入り、思わぬ計画がスタートしました。それは『ホンシャ再生』とも言うべきリノベーション計画です。

フリーアドレス制を導入し、より社内コミュニケーションを活性化する、よりクリエイティブな会社を目指す、そのために実行されます。

工事は５月におこない、その間の本社業務は制限されます。その期間に業務上の問題を発生させないため、様々な準備を現在、行っている最中です。

しかし、その準備、けっして簡単ではありませんでした。今回は事前準備のうち、本社で保管していた書類などの対応を語ろうと思います。

 

 

 

 

今回のリノベーション計画ではキャビネットなどの収納を大幅に減らします。古紙を扱う我が社ですが、紙媒体の記録・保存は徹底的に減らす方針で、それに基づき、可能な限りの文書廃棄に踏み切りました。

何となく書類棚にファイリングされたまま、忘れ去られた亡霊、或いは必要があり保存されていたものの、今は役割を終えたが、勝手に消え去ったりはしない老兵など。不要文書は探せばあるもので、思った以上の処分量となりました。

 

 

一方で、どうしても法律上、保管せざるを得ない書類も存在します。それらは改修後も保存しなければならないものの、工事中は邪魔でしかない。そこでそれらを箱詰めして近隣の営業所に一時保管する、「文書保管計画」が発動しました。

 

 

 

これまではキャビネットに直接保管していた、契約書や出力帳票類などを全て段ボール詰めにします。それを営業所で一時保管、改修工事完了後に改めて本社で保管する、という計画です。更にこの時点で、保管文書を2つにカテゴライズしました。1つは、保管義務はあるものの、保管期間が経過すれば、そのまま廃棄する「保管文書」。1つは、今後も使う可能性があり、改めてキャビネットに並べるべき「準保管文書」です。

先にも述べた本社キャビネットなどの収納削減。実際には現在11台あるものを5台まで減らします。その数まさかの半分以下。

「保管文書」については、何か問題が発生しない限り、まず開封する必要もないことから、箱詰めしたまま保管、期間が過ぎたら、開封せずそのまま「機密文書」としてリサイクルします。とはいえ箱詰めしてみたら45箱もあったのですが…

 

 

次に今後も使用が見込まれる「準保管文書」です。こちらは工事完了後、開封されキャビネットに戻すため、保管量が制限されます。そのほとんどは人事・労務や財務に関わるもののため、それらを担う実務チームが一所懸命に選定し、容量の大幅削減を実現してくれました。その結果、箱詰めした段ボールの数はたったの63箱です。…あれ？

そもそも必要だから保管しているわけで、特に人事・労務に関する書類となるとそうそう減らすのは大変なようです。

ということで期限ギリギリまで、今も頑張って、減量に汗を流しております。

 

 

 

さて本社勤務社員一丸となり「保管文書」を箱詰めした訳ですが、とにかく空いている箱に詰めまくる、とはいきません。処分するときを考え、保管期間が同じ帳票でまとめ、日付を箱に記載しておきます。またリサイクルする際に、大量のクリアファイルなど古紙以外の素材が混入すると製紙会社に甚大な被害を与えかねないため、それらは排除しながら箱詰めします。

 

 

そして今、100箱以上の文書類が事務所隅に積まれ、「準保管文書」は再び使われることを、「保管文書」は、役目を終えて新たな紙に生まれ変わる刻を、静かに待っています。

 

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今回のリノベーションは、かなり大規模（※当社比）になるため、事務所のオフィス家具類も一部備品を除き、ほぼ入れ替えます。Visionで「Zero Waste」を掲げる当社としては、当然、それらをただ廃棄することはしません。
とはいえ決してこれも簡単ではなく、こちらもかなり奮闘していますので、宜しければその雄姿、ご一読ください。

 

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